CUENTAS DE ORDEN

CUENTAS DE ORDEN 

Objetivo 

El objetivo principal de las  cuentas  de orden  es  llevar a  cabo los  registros  sin  afectar la situación financiera de la entidad y se emplean con fines de recordatorio  o de control de diversos aspectos administrativos.  En otras palabras, los registros que se efectúan sirven para:

*Llevar el detalle de las operaciones de bienes  y valores ajenos que recibe la  entidad.
*Controlar eventos contingentes.
*Asentar operaciones por duplicado.
*Controlar la emisión de valores.

Clasificación 

Las  cuentas  de orden se clasifican en:
*valores  ajenos
*valores  contingentes
*cuentas de registro o control.

 Valores ajenos

 Son valores  y bienes que recibe  la  entidad  de un  tercero para  su  venta  y/o  custodia, es el caso de las mercancías en comisión o los depósitos recibidos en garantía.

 Valores contingentes

 Son derechos  y  obligaciones  que  pueden  o  no suceder,  es  decir pueden  convertirse en un activo o un pasivo; por ejemplo la cobertura de un seguro contra incendio, si este se materializa la entidad tienen derecho de cobrar el seguro, en el  caso de un juicio pendiente cuando se dicta la sentencia sabremos si tenemos o  no la obligación de pagar a un trabajador.

De control 

Son las  operaciones  que,  asentadas  en contabilidad,  se  duplica  su registro  con fines  de  control de un diferente  punto  de vista, es  el caso  de la  depreciación,  cuando  el porcentaje  contable  difiere  del autorizado  fiscalmente  la  segunda se  deberá llevar en cuentas de orden.

 Procedimientos de registro 

Las  cuentas  de orden  se  establecen  por pares  (la  primera  es  deudora y  la  segunda acreedora), su movimiento es compensado y sus saldos iguales, aunque  de naturaleza contraria (uno deudor y el de la cuenta correlativa, acreedor).

El nombre de las cuentas debe dar una idea clara de las operaciones que se van a  registrar en ellas; debe  ser diferente  el nombre  de la  cuenta acreedora  con la  deudora pero semejantes entre si, por ejemplo documentos endosados y endoso  de documentos.

Otra  forma  es  agregar a  la  cuenta  acreedora  la  palabra contra con lo  que  el  nombre quedaría de la  siguiente manera: documentos endosados  y documentos  endosados contra; una forma adicional es agregar a la cuenta deudora la palabra debe y  a  la  acreedora  la  palabra haber con lo  que  quedaría de la  siguiente manera: documentos  endosados  debe  y  documentos  endosados  haber.  Cabe aclarar que la forma más común de establecer las cuentas de orden es la primera  que se menciono.
El registro de las operaciones en estas cuentas puede ser:
*directo
*cruzado

Directo (paralelo)

 El movimiento es directo o paralelo cuando, en un asiento, tanto la cuenta deudora  como la  acreedora  son de orden;  no intervienen  cuentas  de balance  o  de resultados.  Por ejemplo:

Comitente cuenta de caja  10,000
                   Caja del comitente  10,000

 Cruzado

El movimiento es  cruzado cuando,  en un asiento,  intervienen como  cuenta deudora una de orden y como acreedora una de balance o de resultados; y en otro  asiento,  una  cuenta de orden  como  acreedora  y  otra  cuenta de balance  o  de  resultados como deudora; manteniéndose de esta forma las cuentas de orden con  saldos iguales. Por ejemplo:

 Acciones emitidas  10,000
                  Emisión de acciones  10,000

Nomenclatura de las cuentas de orden. 

Los nombres o títulos de las cuentas de orden deben dar una idea clara y precisa de las operaciones que en ellas se registran, con el fin de interpretar fácilmente su objeto y movimiento. Las cuentas de orden se llevan con arreglo al sistema de contabilidad por partida doble, Invariablemente se deben establecer en grupos de dos, de las cuales la primera es deudora y la segunda acreedora. El nombre que se asigne a la cuenta de orden deudora, debe ser distinto del de la acreedora, pero muy parecidos entre sí, ejemplo: Mercancías en comisión y consignaciones recibidas; documentos endosados, endoso de documentos; documentos descontados y descuento de documentos. También se acostumbra asignar a la cuenta de orden acreedora, el mismo nombre que el de la deudora, pero posponiéndole la palabra “contra”; ejemplo: Mercancías en comisión y Mercancías en comisión “contra”; documentos endosados, documentos endosados “contra”, etc. Otra forma, consiste en agregar al nombre de la cuenta de orden deudora la palabra “debe” y a la acreedora la palabra “haber”, ejemplo: mercancías en comisión “debe”, mercancías en comisión “haber”; documentos endosados “debe” y documentos endosados “haber”, etc.

CUADRO COMPARATIVO DE LAS CUENTAS DE ORDEN 

EXPOSICIONES

¿Qué son las cuentas de orden???

Son cuentas que se abren para registrar un

movimiento de valores de mercancías o de

cualquier otro orden que le sirven a las empresas

para poder justificar sus estados financieros.

Dentro de las cuentas de orden existen valores

reales y valores contingentes, el primero son los

que afectan o modifican las cuentas del balance y

de resultados de la empresa y la segunda son los

que no afectan el activo, pasivo y capital, en tanto,

que la contingencia una vez que se realiza se

convierte en valores reales.

Las cuentas de orden son aquellas en las que se registran movimiento de valores que no afectan o modifican los estados financieros,

pero es necesario su registro para consignar y controlar sus derechos o responsabilidades y establecer un recordatorio en forma

contable.

objetivo

žLlevar acabo los registros sin afectar la situación financiera de la entidad y se

emplean con fines de recordatorio o de control de diversos aspectos

administrativos

Una de sus características es que sirven para el registro de operaciones que no afectan al activo, pasivo o capital, pero de las que es necesario llevar con fines de recordatorio, de control o bien para anotar situaciones contingentes que pueden presentarse e un futuro.

CLASIFICACION DE LAS CUENTAS DE ORDEN

Valores ajenos: Es el importe total de los valores

Valores contingentes: A este grupo lo forma el

Cuentas de registro: Lo forma el importe total de

El nombre de estas cuentas deben ser claras y

y bienes ajenos que se reciben.

importe total de los derechos y obligaciones

contingentes así como la emisión de obligaciones.

las operaciones las cuales ya asentadas su registro

se duplica.

NOMENCLATURA DE LAS CUENTAS DE ORDEN

precisas para interpretar fácilmente su objeto en

movimiento por lo que debe existir una partida

doble cuando en ella se registran, por ello deben

establecerse en grupos de dos, ya que la cuenta de

orden deudora debe ser distinta de la acreedora

pero semejantes entre si.

*Documentos descontados (deudor) y descuentos

de documentos (acreedor).

*Mercancías en comisión (deudor) y comisión de

mercancías (acreedor).

El nombre que se asigne a la cuenta de orden deudora, debe ser distinto del de la acreedora, pero muy parecidos entre sí, ejemplo: Mercancías en comisión y consignaciones recibidas; documentos endosados, endoso de documentos; documentos descontados y descuento de documentos. También se acostumbra asignar a la cuenta de orden acreedora, el mismo nombre que el de la deudora, pero posponiéndole la palabra “contra”; ejemplo: Mercancías en comisión y Mercancías en comisión “contra”; documentos endosados, documentos endosados “contra”, etc. Otra forma, consiste en agregar al nombre de la cuenta de orden deudora la palabra “debe” y a la acreedora la palabra “haber”, ejemplo: mercancías en comisión “debe”, mercancías en comisión “haber”; documentos endosados “debe” y documentos endosados “haber”, etc.

 Los registros efectuados sirven para:

levar un detalle de las operaciones de bienes y valores ajenos que recibe la

entidad

žControlar eventos contingentes

žAsentar operaciones por duplicado

žControlar la emisión de valores

Casos en que se deben establecerse cuentas de orden

a)Para registrar el movimiento de valores y bienes ajenos que se reciben. Mercancías en comisión.

b)Para registrar derechos y obligaciones contingentes que se contraigan, tales como: Contratos de seguros. Documentos que la empresa endosa.

c) Para registrar y controlar la emisión de valores de cuyo pago se hace responsable el emisor, tales como: Emisión de billetes de lotería. Emisión de billetes de banco. Emisión de bonos o boletos en las compañías de transporte.

d) Para registrar operaciones por duplicado, con fines de control. Cuando la depreciación y amortización del activo fijo y diferido tiene que hacerse a tasa distinta de la que establece la ley del impuesto sobre la renta, en cuyo caso un asiento afectará los resultados de la empresa y el otro, mediante cuentas de orden, se registran para efectos de la declaración de dicho impuesto.

PRESENTACIÓN DE LAS CUENTAS DE ORDEN 

}Generalmente se presentan las cuentas de orden al calce del balance general, o sea, debajo de la suma del activo y la del pasivo más el capital; indicando las de saldo deudor, no así las acreedoras, debido a que su movimiento es compensado y sus saldos numéricamente iguales. Ejemplo: